会议无忧 | 会议活动策划,我以为是找找场地那么简单!

随着企业和机构的增加,各种大大小小的会议也日益多了起来。

一般企业会议都会考虑请专业的会议活动策划公司来完成。

因为会议策划是一项非常系统、繁杂而重要的项目。

专业的会议活动策划公司能解决会议所产生的一系列繁杂问题:


1

专业的会议策划能够帮助我们节约成本

一般来说举行一次大型会议,成本相对来说普遍较高,这其中就包括了寻找场地以及设施选择的花费。

由于缺乏专业会议中心的相关数据比较,公司和机构往往会错选一些价格相对较高但服务却不一定优质的会议场所。

而专业的会议策划机构,对各大会议中心的相关资料了解得比较全面,能够帮助企业和机构选择性价比很高的会议场所。


2

专业的会议策划能够帮助我们节约时间

 一些大型会议的流程相对来说比较复杂,人员相对较多,进行时间也相对较长。

由于缺乏制定大型会议流程的经验,所以往往会花费很长的时间来进行流程的制定。

而专业的会议策划机构,对制定会议流程的经验是非常丰富的,能够为我们节约大量宝贵的时间,即使是会议时间仓促,也能正常并且成功的进行!


3

专业的会议策划能够带来更好的会议效果

由于缺乏大型会议制定的相关经验,制定会议流程不一定有自己想要达到的效果。

一个小小环节的差错或者缺失,导致的就很可能是整场会议的失败!

专业的会议策划机构在会议流程的制定方面可以说是专家中的专家,上百次大中型会议制定的经验使他们对会议的流程制定了如指掌,能够带来更好的会议效果。


在会议策划公司执行会议之前,都会有一个会议筹备方案。

会议方案是在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。

会议筹备方案内容包括:

1.确定会议名称。

2.确定议题

在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。

议题是为目标和任务服务的,并为目标和任务所制约。

有什么样的会议目标和任务,就会有什么样的会议议题。

会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。

会议议题策划的要求如下:

①会议议题要服从会议目标;②处理好主题与议题的关系;③发现高效性的议题;④议题表述要准确;⑤议题要符合会议权限。

3.确定与会人员。

与会人员的确定是非常关键的。

人数多了会给会议服务成本造成不必要的消费,少了又达不到会议服务效果。

所以,在确定与会人员时,最重要的原则是选择适当的人。

但是往往很难做到,因为总是有人觉得自己应该参加会议,但是却不能为会议有所贡献,或是从会议得到什么。

确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。

如果它是一个提供信息的会议,那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供信息的人。

如果这个会议是解决问题的会议,就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人,以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。

现代会议服务业中,邀请参会人员是非常重要的工作。

特别是在商业性会议中,因此对于选择邀请参会人员时,要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员,当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。 

需要特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有3个:

⑴会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。

⑵会议人员越多,会议的效率可能越低会议控制越难。

⑶随着与会者人数的增加沟通将趋于困难。

4.确定时间地点。

5.会议期限。

6.日程安排。

7.确定会议通知内容。

8.会议通知跟进落实程序与要求。

9.会场布置要求。

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。

会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。

会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的,等等。


会议场所的室外布置

会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:

   ①主会标

   ②欢迎拱门、条幅

   ③彩球、鲜花、氦气球

   ④地毯

   ⑤展架、易拉宝、广告板

   ⑥引导牌

   ⑦灯箱

   ⑧签到台

   ⑨休息座椅等

会议场所的室内布置

   会议场所的室内布置可根据需要选择:

   ①会标、背景板

   ②主席台/听众席、演讲台的布置

   ③鲜花、彩球、彩带等装饰

   ④音像辅助设备

   ⑤灯光、电源设备

   ⑥茶点,可参考:会议的食品饮料安排

   ⑦奖品、礼品、活动道具

   ⑧桌牌、名牌

   ⑨摄像设备等

开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:

一、宾客姓名标签的摆放

现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后。

但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的。

一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。   

二、投影、扩音设备的提前布置调试 

投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。 

三、鲜花、水果的布置 

鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。 

当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场。

给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。