青道观点|会议中的“时间”规划

  无论是对于会议策划人,还是会议运营管理者、服务者,如何处理会议中“时间”问题,要占去一半甚至更多的精力,即便这样也未必能够处理到位。在会议实践中,有些东西的确很难把握,比如会期到底多长最合适、人们站着交流的时间长短如何控制等等。西方人参加专业会议,五天时间很正常,可他们好像并没有感到不耐烦——到了最后一天,剩下的人好像比国内会议开到第二天剩下的人还要多。西方人好像对于会议期间站着交流也特别热衷,一站几个小时还乐在其中。你说国内的人不喜欢会期很长的会议也不全对——有些企业的年会能搞上好几天,可中间也没有几个人叫唤着要提前回来。站着交流也一样——有些会议中间不敢设茶歇,因为一旦放出去了,就很难再回来。

  为什么不回来呢?在前厅里站着聊天,而且可以一下子聊上很长时间。我观察,有的人在休息厅聊天的时间跟大多西式酒会的时间长短差不多。可我又发现,你说他喜欢站着交流,可一旦主办方安排了西式酒会,他们参与互动的兴致又没有那么大——其中三分之一甚至一半还多的人更愿意躲在角落的沙发椅子上玩手机。会议中几乎所有东西都和“时间”长短有关,会前的注册、缴费、资料收集、通知发放,会中的活动安排、流程设计、节奏控制、场景规划,会后的参观考察、旅游体验、团建拓展、问卷调查等,无一可以例外。那么如何才能处理好会议中的“时间”问题呢?好像没有明确的答案,但有一点可以肯定,那就是你必须得处理好这个问题,否则你的工作就很难干得很出色,甚至还会惹来一身麻烦。

  在会议运作当中,“时间”并不是一个孤立的概念,人们对于“时间”长短的感知是与会议中的很多事情勾连在一起的。综合来看,处理好会议中“时间”相关的问题,如下两个因素是一定要考虑的。

  1、消费升级让人们对于“时间”的感知变得更加挑剔

  如今的消费者肯定是变了,而且是变得越来越难以对付。别管消费者平时“时间”的安排是否合理,只要他进入到你的会议的“管辖”范围之内,你就有责任把这段“时间”给他们设计好、管控好。

  2、不同群体对会议中“时间”的感知有很大差异

  如果晚宴翻台需要等待四五十分钟,而且中间也没有特别的安排,那么有的人会等下去,而别的人则会选择离开;对于会议拖延时间、活动改变计划,有的人可以忍受,而别的人却会表现出极度地不耐烦。那么,什么样的群体容忍度会更低呢?一是花钱多的人;二是级别高的人;三是与这个会议的关系度不那么紧密的人。什么样的群体愿意花更多时间在会议的社交上呢?一是级别高的;二是业务型的;三是与这个会议关系密切的。谁更愿意在会议期间有更多自由时间?一是女性,她们愿意利用自由时间结伴上街;二是有级别、有业务责任在身的人,他们愿意花更多时间与自己期望交往的人在一起。对于一般参会者而言,他们更愿意参加集体安排的活动。

  以下建议,或许会给你的“时间”规划提供帮助:

  第一、要有严谨的“时间”规划,而且不能轻易变动。做好一个会议的“时间”规划,既需讲科学,也要有艺术,还得凭经验。可不管怎样,一旦确定下来,就不能轻易变动——因为已经有一部分人按照你的时间表安排了自己的活动及行程。从理论上说,没有哪个会议的设计安排是完美的,都有不同程度的待改进之处——发现某个地方安排不合理,下次调整就行。如果真的出现了不可抗力,非要改变计划,那就要跟大家说清楚,以获得更多的谅解。

  第二、提高现场“时间”的掌控力。在会议及活动现场,有些组织者会被拖着鼻子走,那么造成这种局面的原因可能有:一个是没有经验,对有些活动、环节所需时间长短判断的不准;二是执行力不足,导致“时间”失去控制。关于这个问题的解决办法,一是请专业会议公司做现场执行,再就是靠经验教训和悟性自己慢慢提高。

  第三、把现场空间规划合理。合理的现场规划和场景设计,可以有效减少与会者在各个功能区之间不必要的走动,以避免让与会者感觉是在浪费“时间”。

  第四、活动安排、流程设计要恰当、紧凑。活动安排、流程设计及控制要合理、自然,不给与会者留下更多可能产生厌烦情绪的“时间”。

  第五、对于“时间”规划上的难点,要有恰当的解决方案。每个会议,尤其是中大型会议,与会人数多、活动数量多,这就很可能会出现会议、展览、餐饮、住宿、休闲娱乐及旅游等功能不在同一个区域的问题。有的会议场所与机场、高铁站距离比较远,需要中巴、大巴长时间转运。这些都是影响参会者体验的重要节点,因而需要有针对性的解决方案。对策一:由会议服务公司提供细致的衔接服务,保证每一个与会者和嘉宾都不会被遗漏;对策二:针对一些“时间”难点,设计改善体验的环节,比如在长途旅行中间安排一个短暂的考察、休闲、美食、娱乐活动等。

  一场会议及活动,实际上就是一场时空战争,规划并控制好“时间”,就等于取得了一半的胜利。不过,做好这件事儿还真不太容易——只有多管齐下才可能奏效,包括先进的技术工具,专业化的运营管理模式,还要会奖专业人士的经验和智慧。

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