办会经验之会中服务

  1、签到、分发会议材料

  负责签到的工作人员,要提前到达会场,帮助与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续。会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。

  2、与音响师对接

  准备一套会议材料,包括会议的主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。

  3、会议值班

  会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。

  4、会场服务

  提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。

  5、维护会场秩序

  会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止。会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

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