办会前你所需要知道的一些事

  1、拟订会议方案

  会议方案是组织安排会议的关键。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。

  2、起草、审核会议通知

  会议通知内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意:表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。

  3、下发会议通知

  会议通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急会议的,务必确保电话通知,其中要注意避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“几号”“星期几”,防止产生歧义。

  4、落实与会人员

  按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列好请假人员名单,并及时向有关领导报告。

  5、协调出席领导

  根据会议性质拟定领导出席安排,报请领导同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。

  6、预订会议室

  会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。

  7、编印会议须知

  大型会议需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。如有需要制作会议证件的,比如:出席证、列席证、工作证、车辆通行证等,要根据会议主题设计制作。

  8、布置主席台

  主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。

  9、制作会标

  会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。

  10、检查音响和灯光

  根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并在布置会场时、开会前检查音响灯光是否可以正常使用。

  11、编制座区图,摆放座签

  根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

  12、组织调度会议用车

  大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

  13、安排新闻报道

  需要新闻报道的会议,要提前通知有关新闻单位,并要求其将记者名单报值班室,再按名单通知到具体人。

  14、安排会场警卫和交通疏导

  通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导。

  15、电力保障

  会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

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