王涛 :会展企业信息化管理“很简单”

  一直以来,关于会展企业的信息化、互联网化究竟该怎样操作,成为没有标准答案的问题。借此,试着谈谈信息化会展企业的标准。

  实现信息化管理,需建设一套完善业务流程管理的内部信息系统。包括这样几个方面:

  首先,会展数据实现集中统一存储、修改、发布

  改变以往每个业务人员一张EXCEL表格的“传统”,实现信息化管理。这里的数据包括客户的基本信息数据:客户名称、地址、联系人、电话、Email等;客户订单数据:历届参展摊位、订单、展品等、参加同类展会的展位面积等;客户往来历史记录:业务人员跟进工作记录、邮件记录、参展过程记录等;客户的社会化行为数据:客户参展、参观行为、浏览官方网络平台行为、使用自媒体与展会交互行为等。

  其次,企业管理者实时掌握销售、运营、财务状况

  与传统会展企业的管理者处理汇报、报表不同,实现信息化管理后,企业管理者只需轻点鼠标,随时可以管理公司的各类请示、审批,掌握公司最新的资讯,如所有项目的招展、财务管理、企业投诉、项目运营,以及和前几届对比的销售、回款、运营数据的对比分析等。实现管理实时、迅速、可移动化,并通过数据、图表等多种方式直观呈现,以便管理者以最快速度做出决策。

  再次,执行层随时了解项目进度流程

  项目经理可实时掌握每一个客户的订单、回款,分配和查看各类任务的执行情况,对市场和客户的反馈快速做出调整策略。让系统自动去处理业务性和重复性的工作,让团队有更多的精力去做好客户挖掘和维护服务。

  最后,销售和运营人员拥有便捷的工具

  作为会展企业一线的销售人员,最繁琐的是搜索潜在客户数据、完成各类报表、制作各种报告归档,以及在不同的系统中进行切换。实现了信息化管理之后,将有更多时间去思考如何为客户提供专业的服务。

  当然,还应该有一些其它方面的检验标准,比如企业的运转是否比以前更加规范?宣传推广是否比以前更加有效率?管理经营成本是否在下降?项目执行人员的反馈速度是不是比以前更加迅速了?

  会展企业还应有一套完善基于客户服务的外部系统

  通过这套信息化的系统平台,让参展企业、观众、媒体、代理商、服务商、合作伙伴更加轻松的去配合协调整个服务链的各个环节,从而能够为展会提供一个更加高效的沟通协作平台。

  外部系统可以从这样几个方面来检验:

  第一,参展企业、专业贸易观众通过互联网、微信、电话等多渠道了解、获得、沟通展览会的相关情况。

  第二,工作人员对参展企业、专业贸易观众的反馈做出准确快速反应。

  第三,观众从传统的PC方式注册到移动互联网方式的应用。

  第四,参展商对展会服务商的搭建、运输、宾馆、旅游、门禁等环节做到及时掌握,主办商也能更加有效地去管理展会供应链上的各个环节服务质量。

  外部管理信息化的各方面是如何提升管理效率的,这里不再赘述。

  概括来讲,实现信息化管理,比传统运作方式更高效、透明,对客户的需求作出快速反应。同时,也为客户提供更有效的贸易配对服务,解决客户在参展参观过程中的难题,增强客户对展会的信任和依赖度。


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