实用的会议场景学

  说说会议场景学,并不仅仅是为了赶时髦,是我觉得中国的会议与会议市场已经发展到了需要关注这个问题的时候了。

  有人会纳闷儿,连“会议学”或者“会议运营管理学”都还没弄出来,咋又开始鼓捣“会议场景学”了呢?你的纳闷儿没错,没有本事搞一个高大上的系统学说,借这个机会来谈谈自己对于会议场景的看法总是可以吧。

  做会议的朋友经常会发现这样的问题:

  有专业会议中心、会议酒店、度假村,还有各种特色的场地等,怎么选择适合于自己会议活动的最佳场所?

  我们参加别人的会议活动,也会跟着人家一起流眼泪,虽然我们并没有想那么做。有的人会把会议活动与场地及其布置结合得那么好,我怎么就做不到?

  谁都参加过很多会,不同的会议现场都会给你带来不同的感受,这种感受可能叫你兴奋,你愿意积极参与进去,但也可能让你觉得不舒服,你想逃走,或者在无法逃走的情况下躲在一个角落里磨时间?

  花了很多钱租了个高大上的会场,怎么还有人在后面睡觉?

  投影仪、LED以及音响怎么选?面对模模糊糊的屏幕以及含混不清的音响,你的感觉会很爽吗?

  有人在会议里面添加演出环节,可以提升参与者的兴奋度,我的会议能不能加?为什么?

  根据你的会议目标,营造什么样的参会者情绪才能达到最好的效果?

  酒会与颁奖仪式该如何营造气氛?舞台及现场设计、演出及节目编排以及主持人、视频、抽奖等等有多少讲究?

  会议内容除了演讲人之外还有多少种表达方式,而这些方式可以使内容的传递更加生动而有效?

  不同的会议活动设计对于会议价值的凸显以及会议目标的实现有何意义?

  会议现场的程序设计有何窍门,以让参与者感觉很舒服?

  技术手段、交互体验、AV、VR等应用,钱花在哪儿更有用?

  会前、会中的各做预热和铺垫对于拉升与会者现场体验效果有帮助吗?

  在我看来,这些问题都属于会议场景学需要讨论的范畴。

  什么是会议场景学(meetings scenarios,scenarios-based meetings and events)呢?

  “场景”应该被拆分为“场”和“景”两个字——“场”就是场地、现场,就是会议及活动发生的地方;“景”就是景象,眼睛所见之物,就是会议及活动的设计、布置、安排、呈现等。会议场景学就是研究人们在不同会议及活动场景中的情绪变化及其与会议效果之间关系运行规律的学科。

  会议场景学研究的实际上是人们在会议现场的各种体验,所以会议场景学也是会议体验学的一个组成部分。我认为,会议体验学的范围应该更广些,它不仅包括会议的现场体验,还应该包括会议运营管理及服务的其他很多环节,比如会前的注册、参与、互动、信息分享等,会后的评价、互动、跟踪、服务以及旅游体验等一系列问题。

  会议场景学、会议体验学,与心理学交叉,只不过这里研究的是人们在会议参与过程中心理变化的规律,并让这些规律为会议活动所用。

  这个理论体系的基础倒是不难理解,一来是因为人类作为社会性动物,面对面的交流对社会经济良性高效的运作具有重要意义;二来人们置身于不同的会议场景之中,情绪会发生不同的变化,或激动,或压抑;或积极,或消沉;或兴奋,或悲伤等,而这种情绪不仅不受主观控制,还会相互传染。会议活动是否成功,会议价值——学习、讨论、观点分享、社交、业务、激励等能否实现,跟现场人们情绪的激发与调动,以及情绪的共鸣程度等直接相关。

  我们这里并不想讨论更多的理论问题,因为要想让经验和设想变成一门系统的学说,需要做大量的研究和实证分析,我在这里只想谈一谈会议场景学在会议策划、运营管理及服务中应用的一些思考。

  会议场景中哪些因素会对人们的情绪产生影响呢?

  第一是选址。包括选择大的会议及活动场所,以及具体的举办空间。人们从看见会议建筑物的第一眼起,就开始逐步建立起对这个场所的认识,之后开始对其周边环境、外观设计、内部结构及风格、会议流线以及具体的会议活动空间等产生一系列情绪上的反应;

  第二是场地内外的布置与安排。如果第一个问题是与设施供应方有关的话,那么第二个问题则主要是组织方的事情了。对于会议参与者而言,由外而内的顺序场景应该是:

  广场或者建筑物入口处——第一印象:欢迎牌、成体系的VI设计体现;

  注册空间:引导、设计、布置、流程及安排;

  酒店入住:流程、效率等;

  会场外侧空间:设计、布置、安排以及展示、互动、茶歇、交流等;

  会场内部空间:入口控制、入位引导、现场整体设计与布置、空间与实际与会人数的比例关系、台型布置及其与会议主要诉求的关系、出入口设置、色彩基调、舞台美术与设计、LED或投影仪效果、音响效果、灯光效果、温度、氧气含量、密闭性等;

  内容呈现与流程:主持人、演讲人、嘉宾专业能力及现场表现能力,流程设计与时间控制、视频、PPT设计与制作、演出、互动、会议服务及常规服务效果等。

  技术、互动、视听、娱乐、养生等体验。

  那么,不同的会议活动类型对于场景的要求有何不同呢?

  这里需要说明的是,由消费水平提高而带动的会奖活动体验诉求的提升是一个必然的发展趋势,即便是一个常规的会议,人们对于会场、灯光、视听设施及其效果的要求也在不断提高——只是为了开会而开会的“任务会议时代”正在变弱并走向终结。

  我们可以根据会议与场景之间关系紧密程度的不同,将会议及活动由低到高分为五个等级:

  第一是普通会议(ordinary  meetings)。这类会议及活动的特点是:规模小——几十人以内;频率高——工作区内、会议市场上很常见;花费低——没有支出或者很少支出;诉求不高——组织方对此类会议没有过高的诉求,完成任务即可。这些会议包括:工作会议、培训会议、讨论会、分享会、总结会等。需要指出的是,人们长期以来形成的对这类会议的场景要求不高的思维定式是需要改变的,一成不变的环境、台型、流程、内容传递方式等,对于参会者而言极易产生疲劳感,进而影响会议目标的达成。会议场景学也适合于这类会议。

  第二是仪式性会议(ceremony meetings)。政府举办的国家级、国际级会议及活动就属于这一类。其特点是:会场设计与布置大气而严肃,气氛庄重,会议的流程与内容程式化;台型设计较简单——要么是高高在上的舞台,凸显领导人的权威性;要么是圆桌式,凸显参与者的平等性等。会议要的就是这种仪式感。除了政府的高端会议需要这样的场景之外,少数企业的董事会、商务洽谈等也会用得到。先进的科技手段可以用,但时尚炫彩的设计与布置就算了。

  第三是正式会议(formal meetings)。

  正式会议主要指的是专业性、群体性或者主题性的会议、论坛、年会及活动,人数可多可少——从几十人到数百人、千人、上万人等,这类会议对于场景要求相对比较高,也比较系统,需要认真研究并出具场景方案。

  第四是社交性会议及活动(social meetings and events)。

  想让人们交流、互动很积极、很融洽,就得有理想的场景设计。这类会议及活动不仅对于选址、选场地要求很高,现场气氛的营造、设计与布置、流程安排、灯光与视听、节目设计等需要达到较高的水准。随着社会经济的发展,会议的社交价值愈发凸显。

  第五是体验性会议及活动(experiential meetings and events)。

  会议及活动虽然都具有体验性,但对于体验需求的程度会有所差异?——有些会议及活动只有与特殊的场景直接关联在一起,才能最佳化地实现会议目标。我们也可以将这类会议及活动归类为“强体验性”会议及活动。主要包括:晚会、酒会、颁奖典礼、庆典;新品发布会;特别的年会;现场会、观摩会等。特殊情绪的激发在此显得特别重要:激动、兴奋、热爱、同情、悲伤等。这个时候,会议体验将达到最高等级,场景的策划、设计、布置与安排也将达到最大化。

  每一个聚会,都会有不同的场景;一个会议办好了,也可以理解为会议场景方面的工作对头了。场景是会议组织方与会议参会者相互连接的最佳桥梁。我们的责任是,找到其中的规律,以获得最佳会议效果。


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