图解会议筹备的10大要点

  会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂,但实际上还是有章可循的,关于会议的筹备,具体讲要做好以下十项工作

  1、确定会议名称

如何确定会议名称

  会议名称也就是会议的题目,如"XX公司培训会"等。规范的会议名称一般由三部分组成:一是会议范围,二是会议内容,三是会议性质。其中会议性质包括"培训会""发布会""工作会""座谈会""研讨会"等。

  2、初定会议步骤

初定会议步骤

  会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。

  议程是会议议题的先后顺序,是会议程序的基础。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证,一旦经过批准,切不可随意变动。

  3、草拟会议通知

如何草拟会议通知

  会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。

  会议通知最好由与会议主题相关的人员起草,这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上会议通知的代拟稿。

  4、会议经费预算

会议经费预算怎么算

  会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告,还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

  5、办理会议报批

会议筹备办理会议报批

  重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

  6、下发会议通知

会议筹备下发会议通知

  会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。下发会议通知要专人负责,避免遗漏、错发和重发。

  下发会议通知应注意两点:

  一是会议通知下发要及时。下发过早,参会人员容易遗忘;下发太迟,与会人员收不到会议通知,即使收到通知,难于安排手头的工作,也会降低会议的出席率。

  二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执,内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务(职称)、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1~2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。

  7、准备会议材料

会议筹备准备会议材料

  会议材料主要有三种:

  一是会议文件,包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;

  二是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;

  三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词,它又叫程序稿,通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。

  8、选择布置会场

会议筹备选择布置会场

  开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择和布置。

  会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。

  会场的布置是办会工作的一项重要内容,主要有:

  一是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精。

  二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是"左为尊,右为次"。主席台上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。

  三是主席台的摆放。

  一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议,如报告会、工作会等,会场显得比较庄重、严肃、正规;其二,主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议,如座谈会、研讨会等,会场显得较随和,与会人员之间的关系显得平等。

  四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质,如果是座谈会,座位摆成回字形,回字的两边和底边可以多摆放座位;如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会,座位摆成回字形,但是回字的顶部和两边各摆一排座位,底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。

  9、明确分工人员

会议筹备明确人员分工

  会议的会务人员可分三个小组。

  一是秘书组,负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;

  二是材料组,负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发,以及会议的签到等工作;

  三是接待组,负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排,如礼仪人员、服务人员和摄影人员等,此外还要做好会议经费的预决算工作。

  10、会前全面检查

会议筹备会前全面检查

  会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。

  会前检查一般分为三个步骤。

  一是听取会议所有筹备人员的口头汇报;

  二是到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;

  三是针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。

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