会场布置的“完”“美”之道

  会场布置是会议前期重要的准备工作,尤其是对一些重大的会议,更应当安排很长一段时间做准备,会场布置包括排定会议座次、布置环境,配齐并调试电器设备等工作。对会场的总体要求是整齐、安静、明亮、空气流通、大小事宜、设备齐全、利于安全和保密。

  会场布置具有重要的意义。会场形式的安排要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式体现不同的意义、气氛和效果,适用于不同的会议目的。

  会场布置是否合理对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适,设备是否齐全,全场的布局是否合理,会场营造的气氛是否与会议主题内容一致,对会议的效果将产生直接的影响。所以,会议组织者必须重视会场的布置。

  会场布置的形式可分为相对式、全围式、半围式和分散式。相对式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式,从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台,整个会场气氛显得比较严肃和庄重。但这种布置形式容易给在主席台上的发言人造成一种心理压力,如果事先准备不充分或现场发挥不好,或者缺乏控制会议的经验和能力,就会造成会场秩序的混乱。

  全围式形式的主要特征是不设专门的主席台,会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式的优点是容易形成融洽的合作气氛,体现平等和互相尊重的精神,有助于与会者之间相互联系、了解和不拘泥于形式的发言和插话,使与会者畅所欲言,充分交流思想、沟通情况。同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向、表情,及时准确地把握与会者的心理状态,从而保证会议取得成果。全围式格局适用于召开小型会议和特小型会议,以及座谈会、协商性等类型的会议。

  半围式形式介于相对式和全围式之间,即在主席台的正面和两侧安排代表系,形成半围的形状,既突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛。这种布置形式适用于中小型的工作会议等。

  分散式形式是将会场分成若干个中心,每个中心设一桌席,与会者根据一定的规则安排就座,其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用,又给与会者提供了多个谈话、交流的中心,使会议气氛更为轻松、和谐。这种布置形式适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。当然,这种会场座位格局要求会议主持人具有较强的组织和控制会议的能力。

  会议座位的安排是一种技巧。有些会议不需要排列会场内其他人员的座次,但有的会议需要或必须排列。如果是代表会议或中型以上比较严肃的工作会议、报告会议等,为了保证会议的活动能够井然有序地进行,按照一定的规律和科学的原则给与会者安排座位,以便对号入座,这是会议组织者的一项重要工作。

  排列座位有很多种方法,应根据需要选择合适的方法。横排法是把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列,按组别顺序以代表座席的朝向为准,从左至右横向依次排列座次。排列依据可以按照参加会议人员的名单以其姓氏笔划、单位名称笔划、汉语拼音字母为序。国际会议往往按与会国家英文名称的当头字母顺序。选择种方法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排出列席代表会成员。

  竖排法的要领是,按照既定的次序把对参会的每一个表带团、小组、单位的座席排成一横行,再按团顺序从前向后依次纵向排列。选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。大型代表会议采取竖排法比较好。党的全国代表大会的座位排列一般都是采用这种这种方法,

  左右排列法把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排称纵向的列,再以会场的新中心为基点,将顺序在前的排在中间位置,然后先左后右,一左一右向两侧横向交叉扩展排列座次。选择左右排列法时应注意人数。如果代表团、小子、单位数量为单数,排在第一位的成员居中;如果代表团、小组、单位数量是双数,那么排在第一、二位的两位成员应居中,以保持两边人数的均衡。

  座次标识方法是指标明会议成员座次的名签、指示牌和表格。座次一旦确定,要选择好标识座次方法。座次标识有几个方法。其一,在主席台或会议桌上摆放名签;其二,在与会人员出席证上注明座次(某排某号);其三,印制座次图标。这三种方法可取一种,也可以结合使用。可以在与会成员入场之前每人发一份座次表,或者出席证和签到证上注明坐号,或者在会议桌上摆放名签。主席台座次图表一般可贴在休息室,主席团成员在入场前一般先到休息室,工作人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。与会者第一次入场时,工作人员应作适当引导。

  不同的会议要求有不同的环境,庆祝大会会场要求喜庆热烈,座谈会会场要求和谐融洽,纪念性会议要求隆重典雅,日常工作会议要求简单实用。对会场进行的装饰性布置并不是会议活动的必要条件,但是对会议的效果可以起到非常好的作用。对会场的装饰性布置通常是指使用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等。会场的装饰根据会议的内容,可选择适当的背景色调,或摆放、悬挂突出会议主题的点缀物等。会场的装饰要讲求艺术性。

  主席台是会场装饰的重点。一般应在主席台上方悬挂会标(也称横幅),会标上用美术字标明会议的名称。主席台背景处(也称天幕)可悬挂会徽或旗帜,以及其他艺术造型等,主席台上或台下可摆放花卉。会场背景的装饰除了主席台外,主要是指会场四周和会场门口,这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等,还可摆放鲜花等装饰物。

  在会场布置的色调选择方面,应注意会场内色彩的搭配和整体基调,选择与会议内容相协调的色调,这样可以对与会者的感官形成一定刺激,在其心理上产生积极的影响。可以通过对主席台、天幕、台布、场内桌椅极其装饰物色彩的调节,烘托整体的色调。一般来说,红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快,可以表现出热烈、辉煌的气氛,使人感到兴奋,因此更适用于庆典性会议;天蓝色、绿色、米黄色等色调庄重、典雅,比较适合严肃的工作会议。

  花卉的布置也会对人的情绪产生一定影响。根据会议内容,使适当地配置花卉,可以使人心情愉快。根据不同花卉所表达的不同的感情色彩,对不同会议也应摆放不同花卉。一般性会议选择月季、扶桑等花卉,可以使人心情愉快,气氛轻松;比较庄重的会议适宜摆放君子兰、棕榈、万年青等,使人情感镇静,不易冲动。对花卉的选择,也可根据会议种类的不同而定。

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