会展人的必修课——学会招展

  展会招展是指办展机构通过各种方法和渠道邀请展览题材所涉及的企业及观众到展会现场参展的工作过程。展会是一种联系买家和卖家的理想纽带,这里的"买家"是指专业观众或中间商,"卖家"是指参展商。展会的目的是有效地把买卖双方组织到一起,促进和提高买卖双方信息交换率和交易成功率。展商满意了、观众满意了,主承办单位也满意了,才能说展会成功了,因此招展工作至关重要。

  所以想办好一个展会,如何有效的招展是很重要的一环,也是每一个会展人要学好的必修课,那么如何才能有效的招展呢?

  1、学会组团

  在展会的招展过程中,如果能够寻找到支持及协助单位作为对口的合作单位,组团作为展览会的招展代理,将是一个非常不错的选择,也是招展成功的重要环节。

  合作招展(组团)单位一般包括:行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体、主办单位的分支机构、办展机构(公司),还有是海外的代理机构(国际展)的建立。

  为什么要组团呢?因为组团的优势很大。组团有以下优势:

  第一,能提高展览会的影响力,加快信息的有效快速传递;

  第二,善用资源,优势互补,加快资源整合;

  第三,最大限度地挖掘新客户,壮大参展队伍;

  第四,最大限度地降低招展成本。

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  2、学会网络营销

  基于网络的展览营销具有全天候、跨国界、即时性、交互式、多媒体甚至媒体拉式与推式功能兼备等明显优于传统营销方式的特点。企业以网络为平台在产品售前、售中、售后各环节展开全程市场营销活动,充分发挥网络技术的优势和功能,最大限度地满足客户需求,以达到开拓市场、树立形象、促进销售和增加盈利的经营目的。

  从展览机构利用网络资源和技术的深度和广度来分,网络营销的基本形式包括利用网络媒体登载广告、利用电子邮箱进行邮件营销和利用网站进行全方位网络营销三种基本形式。从展览机构网络营销的具体功能来分,网络营销包括网上调查、网上形象塑造、网络产品展示、网络促销、网络分销、网络公关、网络客户服务等形式。

  网络营销的发展经过三个阶段:试探营销阶段、电子邮件营销阶段、网站营销阶段。目前在会展业的网络营销领域工作重点转移到了网站建设,包括域名申请、网站规划、网页制作、网站发布、网站推广以及网站的管理和维护。一般大型展会都有自己的网站来宣传展会,在网络上宣传也是一个不错的选择。

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  3、学会媒体推广

  展出者首先要在内部指定新闻负责人,要与媒体建立和保持良好的关系,具体的工作可以委托专业公司做。由于媒体的受众不同,因此要选择那些受众是目标观众并有可能报道展览会的媒体。对于贸易展出者,相关的媒体有经济报刊、商业类报刊、电子媒体、地方报刊以及采访展台的记者。

  展览会组织者可以从展出地的新闻名录中查找合适的媒体,也可以询问当地的客户阅读哪些报刊,从中选择新闻媒体。媒体可以指单位,也可以视为媒体工作的个人,包括新闻报道员、贸易专栏评论员、电视台和无线广播电台采访员、摄影师、编辑及其他舆论导向者。可以登门拜访重要的媒体编辑,与有关编辑记者保持联系,邀请他们参观公司。

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  展出者的新闻工作程序是使用合适的新闻方式,通过合适的新闻媒体,将展出信息传达给合适的观众,也就是目标观众。展出者经常使用的新闻工作方式主要有:举行记者招待会、编发系列新闻稿、提供照片、邀请主要媒体的记者参观展台、安排专访等。新闻稿分综合新闻稿和专题新闻稿。

  展览会开幕前,在展出地举办记者招待会,全面介绍展出情况,包括目的、展出展品、展出者等。招待会上要提供装有全套新闻资料的新闻资料袋。新闻资料袋可以提供给有关新闻媒体以及其他有关部门,包括工商业、行业协会、政府有关部门等。如果展览会的观众来自不止一个地区,可以考虑在参观者集中的其他地区也举办记者招待会。展览会开幕后,仍要继续开展新闻工作,积极邀请记者参观展台。如果有重要活动或贵宾参观,要安排记者或有关人员发函致谢。

  相信你只要学会以上的招展方法,一定可以成为一名合格的会展人,如若更有所精通,成为会展招展大咖也不是梦想。

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