组织大型会议 一般时间节点

  大型会议的筹办时间一般都会拖得很长,但通常,时间越长就越让人不知所措。等会议就在一个月之后,才发现很多细节还没落实,反而效果很差。

  以下是一个大众化的组织大型会议一般时间安排表。这个大型国际会议和展览的日程时间表改编自一个项目管理的模板,会议准备期为18个月。模板里有超过250项任务。

  17-18个月倒计时

  *设定目标,会议/展览的日期、地点、主题以及形式。

  *进行实地考察。

  *设定初步预算。

  *选择货运公司。

  *商谈酒店房价及租用时间,签订酒店合同。

  *与航空公司商谈机票事宜。

  *选择地陪公司。

  *选择公务车租赁公司。

  *收集参展商名录。

  *设定注册费用及政策。

  *定义促销战略。

  * 准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。

  16个月倒计时

  *安排保险责任范围。

  *设计会标及平面主题。

  *挑选展会服务承包商。

  *确定展览场地租金。

  *制定展会建筑平面图。

  14-15个月倒计时

  *邀请并确定关键演讲者。

  *确定初步餐饮需求。

  *商谈菜单及价格。

  *如果需要的话,选择翻译设备。

  *如果需要的话,发送出第一份参展商促销信息。

  *调整展会建筑平面图(继续之前的工作)。

  *准备第一份会议声明及促销材料,并发送给可能与会的参展者。

  13个月倒计时

  *了解演讲者在音频及视频上的需求。

  6-7个月倒计时

  *准备第二份促销单,并发送给意向客户。

  *开始制作登记表格。

  4-5个月倒计时

  *准备第三份促销单,并发送给意向客户。

  *调整预算。

  *确认音频视频及翻译设备。

  *分配演讲者的发言地点及时间。

  2-3个月倒计时

  *调整预算。

  *在当地建立银行账户。

  *完成会议时间表和房间分配。

  *选择并与音频视频设备供应商签约。

  *制作并寄出参展商服务指南,包括音频视频申请表格。

  *敲定餐饮时间表。

  *如果需要的话,最后确定的翻译人员和设备。

  *确定会场的人手需求。

  *确定安全需求。

  *订购会场所需的办公及通讯设备。

  *订购标牌。

  *编辑参展商名录。

  *在会场安装登记所需的计算机。

  *与酒店一同检查流程及账务相关的活动

  1个月到6周倒计时

  *打印会议指南。

  *打印工作手册。

  *向酒店递交每日日程。

  *制作名牌及门票。

  开会前3周到会议当日

  *搭建现场办公室。

  *包装并存放会议材料。

  *准备注册信息包。

  *最后确认餐饮安排。

  *进行会前现场准备。

  *现场管理会议。

  会后

  *包装并存放材料。

  *财务核对。

  *评估执行情况。

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