教你展会现场管理高级技能

  当你走进一个品牌展会时绝对是希望得到主办方的热情服务,而不愿意得到对方的冷淡处理,这点对每个人来说都是毋庸置疑的。但我们在参加展会现场的时候,总是会遇见各种各样的问题,这对提高参会者的心理、感官及其他方面的参会体验是很不利的,所以为了提高参会者的参会体验,为适应会展业的发展趋势,提高展会现场管理水平成为各主办方争相研究的问题。

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  展会现场管理的重要性

  一个展览会从筹备到开展,其周期至少在一年以上,而作为展览重点的展示往往只有三到五天。可以说,展会现场是展览会的重点之所在,而展会现场管理則是重中之重。展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映,因而备受主办单位的重视。同时,展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,事无巨细。如果处理不当,任何一件小事都有可能发展成大问题,继而影响整个展会的效果。

  由于展览会现场管理业务的多元性与复杂性,主办单位已经越来越倾向于把现场管理的诸多业务“外包”给专业性的会展服务公司。一方面,主办单位通过服务外包达到了降低成本,提高效益的目的;另一方面,也使得各种专业性的展览服务企业发展起来,譬如展台设计,展台搭建、展具租赁、展品运输、广告印刷、安保清洁、法律咨询、现场服务、餐饮服务等等。而展会现场管理的“服务外包”、多公司合作的业务模式,也暴露了很多的问题。其中,比较典型的问题就表现在各个承包商之间的责任不明、任务不清,遇到问题就互相推诿,展会现场缺乏统一领导,对现场危机的应急处理准备不足等问题。

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  例如,参展商自行搭建展台,可是却无意丢失了柜子的钥匙。他企图寻得展馆搭建商的帮助,可是由于现场搭建商只负责自己搭建的展台,问题未得解决。继而展商求助于现场服务台,可是服务台只是提供问询与补办证件服务,并不能对其丢钥匙这一事件给予实质性的帮助。自此,展商的问题在两轮交涉中并未得到解决,两家服务商的推诿策略使得展商的情绪激动,引发争吵,严重影响了展馆秩序与现场服务台的正常工作。再比如,现场登记办证服务、现场指引与咨询以及现场验票等服务是否符合参展商与参观人士对服务的要求,有了问题如何处理、找谁处理、处理时限等等。

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  这些问题都涉及到主办单位服务外包的各个企业。在服务外包的前提下,各个企业之间如何有机合作,共同完成展会现场的服务工作,是展览公司加强其展会现场服务的核心。

  笔者认为加强展会现场管理的关键是以主办单位为主导,明确的责任分工为基础,参展商及参观人士的要求为指导,每个服务承包商各司其职,有机配合,共同完成展会现场的服务工作。

  展会现场管理的步骤

  1问题识别

  主办单位应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题,具体包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。

  在展会开始布展前一周左右,召开全体服务承包商会议即“碰头会”,明确各个服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会,可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册,分发给各个承包商,促使各个服务承包商在展会现场再面对上述问题时,迅速做出反应,积极解决展会现场的问题。

  提前确定可能发生的问题并讨论解决,同时及时通知各个服务承包商。

  2组织管理

  主办单位在展会现场成立应急处理小组,由一名总指挥、两名副指挥及若干工作人员组成,工作人员的多少与展会的规模成正比。

  当展会现场出现紧急情况或各个服务外包公司都不知如何处理的问题时,统一交由应急处理小组处理,并由各个承包商给予必要的支持。为了保证应急处理小组的办事效率,要求各个服务承包商只有在问题不能解决或需要多个部门协调的时,才可以求助于应急处理小组。同时,应急处理小组的组建最好在开展前一周的“碰头会”之前,方便“碰头会”时将应急处理小组主要负责人介绍给各个服务承包商,以便应急处理小组在现场工作中得到各个服务承包商的必要支持。

  应急处理小组对展会能否顺利进行将起到至关重要的作用,是整个展会的防火墙。

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  重点服务项目管理

  1现场登记入场

  观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此,提高现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类,即有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者則要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续。

  2参展商行为管理

  在布展、开展和撤展等不同阶段,主办单位都应和参展商进行有效沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时,主办单位可以采用强制性措施,用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。例如,在第十届上海国际汽车工业展览会上,两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方,都把音响开得很大,严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作,最后经过主办单位出面干涉才把事情平息下来。

  3餐饮管理

  展览会主办单位通过合同条款对餐饮服务承包商的菜单、份量和价格等进行严格的约束,以确保现场餐饮服务的质量。而且在展会餐饮区,餐饮服务人员应该及时清理简易饭盒等餐具,为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

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  4参展商和观众投诉处理

  在展览会举办过程中,迫切需要一个专门的机构来处理各种投诉,这一机构可以附属于应急处理小组,随时处理展会现场出现的各种投诉。例如,在第二届中国(深圳)消费商品采购大会上,组委会在总服务台设立了投诉处,负责处理参展商和观众的各种投诉,收到了比较好的效果。

  总的来说,展会现场管理是会展管理的有机组成部分,它不仅直接影响展会的质量水平高低,还关系到一个会展企业的管理水平高低,这对企业的影响是巨大且深远的,每个会展人都要明白这一点,所以,以上的你记住了吗?

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