如何设好会议的“局”,会议会场布置细节

  听会不累,过道不挤,座位足够,符合开会性质……会议现场的位置编排不只是为了仅供参会人员的就坐,会议布局的目的是为会议服务的,其讲究方便参会人员进出,增强现场来宾沟通,最有效地传递信息,最大限度容纳观众等等。同时,会场布局格调体现了会务工作的专业水准,一个与会议匹配度高的场地布局,毫无疑问会对会议本身增色不少,因此,对会场的布局应当给予充分的重视。

  会场的布局要依据会议场地条件和会议的进行方式(演讲会或互动式会议)来决定。布局一般有以下几种类型:

1.U形/敞口式布局

  布局描述:U形/敞口式布局是指会议桌摆设成一面开口的U字形状,椅子放置在U字形办公桌周围,在 U 形的前端开口处自然形成了一个演示区域,通常用于放置投影仪。

  布局优势及适用:采用U形/敞口式布局时, 与会者可以获得阅读和书写的平面,还可以方便地看到主持者和视觉媒介,并且可以与所有其他与会者面对面。U形/敞口式布局适用于40人以内的小型的、讨论型的与会者可密切交流的互动性会议会议。

会议会场布置细节

2.剧院式布局

  布局描述:剧院式的摆放方式与电影院基本相同,正前方是主席台/演讲台,面向主席台的是一排排的观众席,观众席座位前一般不设桌子。椅子两侧间隔一般为0.05米,椅子前后排之间的最小距离为0.9米。

  布局优势及适用:采用剧院式布局, 场面开阔,较有气势,参会人员只有一张椅子,因而在相同的面积内,可以容纳最多的人数。剧院式布局适合会期较短的、大型的信息传达型等且不需要书写和记录的会议,如大中型代表大会、报告会、总结表彰大会等。 

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3.课堂式布局

  布局描述:课堂式与教室相似,桌子和椅子配对排列,一般用0.3~0.15米深的长方形桌,并且在会场中间有一条中央通道,每张桌子之间约留1.2米空间。或采用座椅边隐蔽式或折叠式写字台,我们把这种形式的布置也归于课堂式。一般桌子的长度取决于会场大小和人数多少。

  布局优势及适用:采用课堂式布局时, 参会者可以方便地记录会议内容。其适用于演示会,如专业学术机构举办的、具有培训性质的会议,有助于参与者接受所传递的信息。

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4.鱼骨式布局

  布局描述:鱼骨式布局就是将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开,并在桌子的周围摆放座椅,组与组之间留出走路的间隔,使整体样式显现出一种鱼骨的形状。

  布局优势及适用:鱼骨式布局适合于互动性较强的研讨和小组讨论结合的中小型会议,在增加小组间交流的同时,还可以聆听会议主持人的发言。

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5.宴会式/圆桌式布局

  布局描述:宴会式/圆桌式布局是由大圆桌组成,每个圆桌可坐5~12人,最常用的是1.5米宽桌子,有8~1O个座位,各个桌子中心之间的距离至少为3米,椅子和墙之间要有0.6米的空间留给服务小姐。可根据圆桌的直径计算会场可容纳的桌数。

  布局优势及适用:宴会式/圆桌式布局一般用于中餐宴会和培训会议,可以将会议分成多个讨论小组。在培训性会议中,通常将座位摆放成新月形,每个圆桌只会安排6人左右就座,这样可方便每位与会者都能看到前方的演示内容,也利于同桌人的互动和交流。同时宴会式/圆桌式布局还通常用于参会人员的午餐和晚餐接待。

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6.鸡尾酒会式布局

  布局描述:鸡尾酒会式布局比较灵活,没有一个固定的模式,一般不安排或仅安排少量座位,大家拿取食物后可走动交流。

  布局优势及适用:鸡尾酒会式布局的特点是活动空间自由,参会人员交流自由,气氛轻松, 通常适用于非正式的客户招待,或作为正式宴会的前奏,其所能容纳的人数仅次于剧院式。

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7.董事会式/会谈型布局

  布局描述:董事会式/会谈型布局,人们围坐在一个长方形桌子周围,通常使用 6 英尺或 8 英尺长的课桌。

  布局优势及适用:董事会式/会谈型的布局,座位主次明显,参会人员可以近距离交流,适用于10~20人的小型正式会议。 

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8.人字形/V形布局

  布局描述:人字形/V形布局由课堂式和剧场式布局演变而来,把桌子安排成V字或人字形,这样可以缩短与会者之间的相互距离,并创造良好的正前方视线。

  布局优势及适用:人字形/V形布局有助于充分利用小会议室的有限空间,给与会者提供更多地看到他人的机会。其适用于非直线形墙体的,或是形状不规则的会议室。

9.中空方桌型布局

  布局描述:中空方桌型布局,座椅围成一圈成口字,除去内部是镂空的,中空方桌与一般会议使用的方桌在长度、宽度上完全一致。因此,中空方桌型布局的基准面积与会谈型布局相同。

  布局优势及适用:中空方桌型布局不太适合做演示, 适用于25人以内的小规模学术研讨或各种交流会议。

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10.岛屿型/小组讨论型布局

  布局描述:岛屿型/小组讨论型布局,是把几张条桌拼成一个长方桌,参会人围桌而坐,形成岛屿座位形式,在会议主要发言人发言结束后,参会人员分成几个小组进行讨论,培训经常采用这种形势。

  布局优势及适用:岛屿型/小组讨论型布局适合于互动性较强的中小型会议,小组成员可以充分交流,方便对课题进行小规模的深入研讨,保证更多的人对议题表达意见。

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11.展厅型布局

  布局描述:展厅型布局通常等同于空地,由主办单位自行搭建展台。

  布局优势及适用:展厅型布局通常适用于订货会、新品发布会等需要专门的产品陈列空间的会议。


  除以上布局之外,还有“T”形、“E”形等花样繁多的布局,虽不是特别普及,但却能为会议增添不一样的灵动感。一个会议能否开得生动活泼,除了与会者的参与积极性,会议场所的物理环境也起到关键的作用。

  除了会场布局的选择,对舞台、投影仪、音响灯光、鲜花装饰等细节也需要深入思考,不同的场地、不同的会议类型需要准备的物品和布置风格不尽相同,会议策划者需要有一个合适的判断。

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