理想的会议效果 从何而来

  理想的会议效果,是所有会议组织者追求的目标。会议组织机构举办会议都会有资金、人员等方面的支持,并设立一定的目标,如参会的目标群体人数、盈利数额、某种宣传效果等。会议组织者追求的目标,就是在一定的条件下或一定的预算范围内,设法使会议的效果最佳化。

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  影响会议效果的因素是多方面的,首先是会议组织者自身的因素,包括会议管理状况、专业能力、资金预算、办会经验等;其次是合作方的情况,包括会议公司、会议场所、会议服务机构等。对一般的会议组织者来说,要办好一个会议,除了自身 的因素之外,最主要的就是要看包括酒店在内的会议场所的表现了。毕竟,会议预算的很大一部分,都花在了酒店里。从这个意义上讲,会议效果的好坏,确实与酒 店的方方面面密不可分。

  当然,酒店会因为星级等不同,而在会议设施、会议管理与服务等方面显示出一定的差异,会议组织者也会因为所支付费用的高低,而获得档次各异的会议设施和服务。关于这一点,好像没有很多人持有异议。但所有接待会议的酒店所面临的共同问 题是,要想留住客户,要想在激烈的市场竞争中占据自己应有的份额,并使酒店的业务持续不断地向前发展,那就必须在某些时候站到会议组织者的立场上来,与他 们一起努力,帮他们解决他们最关心的问题:在会议预算控制的范围内获得最佳的会议效果。

  这是一场双赢的游戏。

  会议场所至少可以在以下几个方面对会议效果产生积极的影响:

  1.良好的管理与优质的服务可以帮助减轻会议组织人员的压力和工作强度,同时还不够提高参会者的满意率;

  2.恰到好处的、创新性的解决方案,可以让会议组织方觉得物超所值;

  3.先进的技术配置可以提高会议的效率和档次。

  从会议组织者的角度来看,酒店的会议服务分为两类,一是酒店里的吃、住、娱(休闲、娱乐、健身等)等所有客人都享有的服务;二是酒店为会议组织者和会议团队所提供的专业服务。两者都很重要,但后者则更需要加强和提高。

  先进的技术当然也不是可有可无。从美国各大会议中心、会议酒店的广告和宣传材料 上看,对最先进的技术配置和手段的描述,已超过往日的对代理位置、硬件设施的宣传,占据着越来越重要的位置。近几年来,美国酒店、会议中心召开会议时,把 技术作为主题也是常见的事情。这决不是故作姿态,因为确确实实有越来越多的专业会议、企业会议等,需要借助现代化的技术手段,以获得最佳的会议效果。


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