会议活动中的“三五定律”

  这个三五定律在会议中的具体描述是:“某些不可预见的、不可控的因素占整体的“3-5%”。为了把这个三五定律说清楚,这里仅仅举几个简单的例子:

  例子之一:不可预见费

  每一个会议的项目经理在制作会议预算的时候通常会做一部分不可预见费用,不可预见费用究竟做多少呢?多了浪费,少了不够用。通常,经过多年的摸索总结出来的经验一般是按照总预算的3-5%做不可预见费。注意:预算越紧、人数少的会议不可预见费用的比例越高(10%也是正常的),越是第一次举办的会议,不可预见费用应该做足打高一点,因为是第一次举办没有经验。即便是每年都要举办的会议,依然要有不可预见费用。我小时候常听我母亲说的一句话“宽打窄用”,就是说做开支要做足,用的时候要节省。

  例子之二:特殊饮食需求

  在安排餐饮的时候,众口难调。国内会议还好,一旦遇见真正的国际会议就难办了。全素、半素、清真、不吃鱼虾、吃啥喝啥啥过敏的都有……你会遇见各种各样的特殊需求。自助餐还好,如果是桌餐和盒饭就难办了。即便主办方提前询问,但是大家不当回事儿也不会主动回答,一到餐饮现场问题全来了。怎么办?实践中就是按照与会人数准备3-5%的素食(最好是能够同时满足清真+素食主义者食用)。100人以下的宴会按照10%准备,超过100人按照3-5%准备(单独备餐或者单独办几桌备用就可以了)。

  例子之三:突发事件的概率

  一个会议准备得再好,总有各种情况,因此不要大惊小怪也不要无动于衷,需要提前做好准备。演讲人临时不能来的或者临时换人的比例恐怕也有一个三五定律,社会地位越高的演讲人临场前不能来的概率越高,都是人在江湖身不有已惹的祸啊。注册现场或者一个团体里面比较挑剔难弄的人大概也有一个三五定律(这个就没有具体统计了)。

  总结一下:三五定律是适用于非常规的,不可预见的人和事。这个三五定律很正常,属于正态分布的头和尾巴,即特别好和特别差的占3-5%。随着信息、大数据越来越发达,预测越来越准,我相信三五定律一样存在,依然有不可预见性。可以说不可预见性造就了商业和不完美的有魅力的世界,是大自然送的一个带酸味的苹果,是礼物也是麻烦,你得接受它。大自然需要多样化,保守和激进都必须有,这都是物种的自然选择,让种群得以延续。

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