创办展会的19个忠告

  在展览业,有两种人特别喜欢创办展会。

  一是政府官员,因为创办展会有利于展现政绩,服务行政,还可以放大自身的政治影响力。

  一是民营公司老板,因为创办展会有利于扩张业务,增加营收,还能够证明自身活力充沛,竞争力提升。必须看到,由于缺乏社会地位和公共资源,民营展览公司无一不是靠创办展会起家的。对于民营展览公司而言,创办就是创业。中国展览业的发展壮大,在很大程度上得益于民营公司前赴后继的创办展会。

  在中国展览业正在走向成熟的今天,创办展会的格局已有了深刻变化:

  中央厉行“8条“之后,官家创办展会受限而式微。按中央改革规划,官家非但不能随意创办展会,既有的官办展还要转型市场化运作。

  全国民营的组展公司总数持续减少。在许多老公司因经营不善退出市场的同时,新公司开办的数量很少。经营有年、营业尚好的民营公司,对于创办展会趋于谨慎,不复创业初期的豪迈奔放。因此,民营公司由创业驱使展会创办的动力大为减弱。

  国有公司、跨国公司、行业社团等展会主办方,因体制、战略或资源禀赋等方面原因,向来不是创办展会的主力。在市场竞争加剧的环境中,这些主办方的新项目多以复制为主。

  基于上述分析,结合笔者回答“新项目从哪里来“问题的前四篇文章内容,这篇文章以”忠告“为名,将笔者关于创办展会的观点加以罗列,权当答问的收尾之作。会展,人员,组织

  1、一部展览业发展史,就是创办展会的历史。没有新展会的创办,就没有展览业的发展。

  2、发展展览业的核心驱动力量,是展会主办方。展会主办方创业的主要路径,是创办展会。在所有展会主办方的发展战略中,创办展会从来都是选项之一。因此,创办展会无论是首创还是复制,对于展会主办方而言,永远具有魅力而不可或缺。

  3、在中国经济转换“新动能“的背景下,新的市场需求是创办新展会的动力之源。

  4、在中国展览业的发展趋向成熟,市场竞争日益激烈的环境中,展会主题资源已属稀缺品,新主题创意及其展会创办的空间有限。

  5、展会新主题的创意,须源自社会需求(也包括引领社会需求)。创意者不但要有敏锐的信息感知能力,而且要有发掘展会新主题的能力。

  6、展会新主题的创意能否成立,须依靠科学的市场调研和分析论证。从事市场调研和分析论证工作,既需要专业知识,也需要从业经验。

  7、主办方决策“上项目“,就意味着决定承受创办展会的风险(主要是投入和经营的风险)。”先算败,再算胜“,应是承受并有预案防范风险的正常心态。而”只算胜“通常会导致项目的失败。

  8、“上项目“考验主办方寻求、整合、利用社会资源的能力。

  9、“上项目“须编制财务预算,主办方须通过预算评估投入风险,同时明确项目团队的经营目标。

  10、新项目具有市场需求的主要标志,是能否邀约到一定数量和相应质量的观众到场参观。只追求展商招徕,忽视观众邀约的主办方,是做不好新项目的。而无法邀约到一定数量和相应质量的观众,要么是该项目缺乏市场,要么是主办方专业能力不行。

  11、新项目一般需要三年(三届)的培育。在培育期间,营收有限而投入巨大将同时存在,故经营亏损是常态,很难避免。在此期间,财务考核的指标应是逐步减亏直至盈利,而非创办头年就要求盈利。新项目培育期内如以盈利为目标,只能以减少投入为措施。如此,必将伤及展会推广,尤其是观众邀约,必将与市场培育背道而驰,加速项目失败。

  12、新项目在三年(三届)的培育期内,第二年(第二届)是最困难的,也是对展会创办决策的检验。如能坚持到第三年(第三届),且展览面积达到预期规模,观众参观数量持续上升,营收逐年提高,亏损下降甚至盈利,那这个新项目就算成功了。

  13、项目团队是促使展会创办成功的基础条件,项目经理是带领展会创办成功的关键因素。鉴于市场风险大,经营压力重,以销售佣金为主的分配措施在培育期难以发挥激励作用,因此,新项目管理难度高于老项目(包括团队难以筹组),新项目经理的素质要求也高于老项目经理。没有情怀,没有责任心,扛不住压力,拢不住团队的人,当不好新项目的经理。

  14、新项目团队的人数应多于老项目。人员须新老搭配,可以多配新人。

  15、主办方决策人须花精力指导、帮助新项目成长,而不能拍板后放任自流,或令项目经理孤军奋战。小微型公司创办展会,决策人(老板)应担任项目经理,亲力亲为。

  16、新项目的营销和销售业务,须精心打理。其中,掌握客商及用户(展商及观众)资源,制订经营计划和分解指标,梳理业务流程,并持续在项目团队内部开展培训(头脑风暴)以凝聚共识,是经营管理项目并推动项目进展的“抓手“。

  17、按年推进的新项目,在经营管理上的时间节点有五:展馆租赁、团队组建、营销启动、销售启动和展前事务启动。

  18、按年推进的新项目,在距离展会开幕的第9个月、第6个月和第3个月,是控制工作进度的时间节点。其中,前3个月看销售进展情况;前6个月看项目总体进展情况;展会开幕前3个月看项目进展与设定目标的契合情况。有经验的主办方如在前6个月发现项目难以进展(招徕的展商及其预计报名的展商数量不足以开办展会),可决定取消展会,并协商展馆退租,以降低经营风险。

  19、主题非原创的借鉴性项目,创办前须参观考察其他主办方的同主题展会。

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