怎样避免会议活动超出预算

  首先,会议策划者应当清楚会议的目的,因为这一条是制定会议预算的基础。会议策划者,要明白企业以及参会者想从会议中得到什么,并以此来安排会议目的地、会议日程以及会议花费等。

  一旦会议的目的确立之后,评价会议的需求就成了关键,例如,场地面积要求、会议日程和功能规划,以及会议放在一周的什么时间举办等。以上所有因素都会对预算产生影响。

  会议策划者需要熟悉会议客人,如果他们的级别较高,成本可能就会更高一些。特别的需求,例如餐饮需要,会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择,当然也会影响到成本。在收集了以上信息之后,会议策划者应当起草一个预算计划,以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史,如果有的话,就有助于降低会议相关的成本。

  会议花费一般分为以下几个部分,包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、行政管理、娱乐、演讲人报酬等。在每一个种类中,预算策划应该包括3个栏目:一是预期投入,二是实际花费,三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要,重要的是要明白你关注的是会议成本的底线。”在每一个开支项目中,把与会议开支相关的内容都找出来,包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用,以及一些附加费用,例如高尔夫俱乐部的租金等。

  如果说会议可以带来收入,例如赞助收入,她建议制作一个收入数据表格。当然,只有在会后才能知道精确的数字,一般需要留出10%左右的预算作为不可预见开支。

  防止突破预算的20种方法:

  1、限制有权签字人的数量。

  2、如果使用量较大,不妨租赁一台传真机或者是复印机。

  3、相同的房间安排相同的AV配置。

  4、联系已在该城镇里演出的娱乐明星为本次会议演出。

  5、使用你自己的活动挂图和标记。

  6、提供普通早餐。

  7、缩短接待时间。

  8、通过消费量来预订餐饮,而不是以平均每人消耗的数量来计算。

  9、减少晚宴上菜点的数量。

  10、提供清淡午餐。

  11、有必要的时候提供盒装午餐。

  12、通过谈判压低会务组及演讲人客房的费用。

  13、聘请地方的演讲者。

  14、为就餐寻找赞助。

  15、使用循环利用的徽章。

  16、雇用学生服务人员。

  17、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。

  18、预订优惠时期或者非高峰时期的场所。

  19、就餐采用“随身管家”服务。

  20、务必在当地城市印刷材料,以减少运费。

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