展会主办方怎样吸纳展会人气呢?

参展商是展览会的主体,主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此,主办单位与参展商应进行相互之间的价值传递。参展商希望通过支付展位费从主办方那里获得更多更好的服务,同时做好服务重要地影响着展会的人气 。  

首先,要按照国际标准来规范。

主办单位要树立服务观念,按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。国外会展发达的国家都具有成熟的会展服务运作模式,而我国展览业起步较晚,主办单位在客户面前,往往呈现的是指挥者的姿态。开幕式一结束,展览会就宣告成功,主办单位的人员便无影无踪,在国外这种现象较少出现,主办单位是以服务客户的形象出现的,特别是客户服务中心可以帮助参展商、采购商解决具体各种问题包括投诉。参展商、采购商一有需要的,主办单位就马上想到做到。通过优质的服务形成一个固定的客户群,主办单位可以更好地在强大的竞争中占有自己的一席之地。

其次,实现服务流程的规范化、标准化。

国内很多展览企业都已经意识到了展览服务流程规范化、标准化的重要意义,如在全国率先获得ISO9000国际质量体认证的深圳高交会展览中心,就已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的会展服务体系。在展览实践中按照规范的流程进行严格地运作,为高交会、家具展、中国国际互联网展等大型展览会提供了一流、高效的会展服务。此外,上海、大连、厦门等城市的会展中心也都相应地建立了各具特色的服务运作模式。

再次,制作精美的会展服务手册。

精心制作会展服务手册在组展过程中,主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作既需要有吸引力,又要通俗易懂,还要有规范的标准。一方面,不要把手册的读者当作会展界高手,要把他们想象成初入展览大门的新人,把一切可以考虑的问题和解决方案都写入其中。另一方面,及时和大会主办方沟通,了解本届展览会服务呈现的新变化。最后,你的会展服务手册应该具有查询方面的功能,可以增强可读性。既具完整性又具易查性的会展手册,节省了会展工作人员和参展商的时间,减少了摩擦。

会展服务手册主要包括以下几个方面:展览内容方面,包括展览的中英文名称、展览举办城市及场馆的名称;展览日期,包括进场、出场日期;展览承包商名字、地址、电话、传真或其他相关承包商;详述摊位租金付款方式(如果需要提供材料和服务的程序);相关规定;叙说展览的内容等。订购单方面:包括正式合同信息、摊位承包公司名称和其他指示标志、家具租借、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、摊位清理等。其他相关服务方面:包括邀请函、配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺、盆景租借、呼叫装置、模特儿现场展示或接待等。

最后,重视实效和“以人为本”的思想。

提供服务要秉持“以人为本”的思想去实践。比如,展览会的布局完全以展品大类来划分,方便观众参观;参观者刚踏进展览馆就能得到一份用不同文字编成的会展服务手册或参观指南;展场内还有就餐中心区、休息场所、便捷通道等等。这一切都体现着主办方无微不至的服务理念,也充分地体现了会展优质服务的魅力。

我们在学习国外展会优秀的经验时,也应该注重推陈出新,发展出符合国情的具有自身特质的服务模式。所以,一个成功的会展就应该把优质服务放在第一重要的位置。

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