如何开“好”会?学学这些技巧

  又开会?叹气……这恐怕是现下很多人听到“开会”两字后最直接的反应了,确实,即使是简短高效的会议也会有浪费时间和无意义争论的时候。幸运的话,这些时间会被参与者利用当作中场休息;否则,他们的精力会被逐渐耗尽。

  即使工作进度停滞不前,一些管理者仍然意识不到会议的重要性,很多会议开着开着就变成了主持人的独角戏,得到的反馈只是顺从或者反对,实时性的意见建议并不多,更有甚者,上面主持人在讲,底下的参会者已经开始自顾自玩起了手机……如果找到一个方法,把参会者“我” 变成“我们”,最大化加强每个人的存在感,会议的高效率也将会有大程度的提升。那么,如何开一个高效有意义的会议呢?要先从基础的做起:

  1F弄清楚3W-When、who、why

  给每位与会者发邮件,除了时间、地点之外,阐明每个人必须到场的原因;很多参会者在接到会议通知的同时,压根不理解自己到底为什么要出席这个会议,出席的意义在哪里,有些在进入会场之前,甚至连基本的会议流程都不知道,因此无法根据各自的职能选择参与的时机。

  所以,这也是为什么大多数人不能真正地参与到会议当中的主要原因之一,沮丧的不只是与会者,还有会议召集者。

  2F制定会议流程

  不管会议大小,都应让每个人都清楚自己参与每一个环节的目的,是通知同事消息、搜集想法还是给予帮助还是做出决策,标明会议各个环节的目的能让参与者的工作更明确。

  3F指派一个会议管理者

  会议过程中,很容易在大家意识到之前就偏离主题了,这时也已经耗费了时间与精力区讨论某件不在议程里面的事情。这种时候,就需要有个会议管理者,确保讨论没有偏离方向。通常意义上,这个管理者是在会议中活跃讨论的一份子,提出需要讨论的问题。

  4F做会议纪录和笔记

  确保会议场合备有便条与纸张,鼓励人们做笔记。同时,需要有一个人做会议纪录,以防有人迟到没听到前面的内容。会议纪录尽量详尽,帮助记录讨论实况与详细的大纲,可以提供给不需要参与开会,但需要知道这些资讯的同仁。

  5F定期召开“管理会议”

  主要用来分清工作关系,具体地说,就是每月将与会者召集一次,让他们谈谈自己遇到的阻碍,当然要遵守发言顺序,并且听的人不能对发言的人说的话发表意见或展开讨论。这样做的目的是什么,在“管理会议”的过程中,或许你就能找到答案,大家共同找到解决方法,真正地去讨论问题让接下来的会议更加流畅。

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