从“一刀切”到会议管理

  遇到问题,不想动脑筋,就来个“一刀切”。

  前段时间,笔者到三亚参加一个会议,其间见了很多做酒店、会议、旅游的朋友,他们背景不同,爱好各异,但都谈到了一个话题:来三亚开会的人少了,因为 三亚被划在了禁止开会的红圈圈里面。大家都觉得这样做不对,不应该将一个重要的地级城市简单地划在不让开会的范围里面。有人酝酿着要上书,也有人琢磨着从 其他角度突破。就在笔者准备离开三亚的时候,接到了一位来自行政部门的朋友的电话,他说现正在海口开会,第二天再到三亚开,因为政策限制,只能采取迂回战 术。当地做会议的朋友说,对策总是有的,在海口开会可以,在三亚周边的小城市开会也行,但三亚一定是最终的目的地。笔者回来以后上网查了查,文件上规定的 是不能在海滨度假区开会,没说不让在市区开会。可海南的朋友说,那也不行,没人敢惹麻烦。

  不光是政府的政策“一刀切”,有些民营企业也使用这种方法。春节前的一段时间里,是年会举办的旺季,民营企业不受政策限制,可以搞年会。一个大型民营 企业的朋友春节前跟笔者说,他们企业每个部门都在积极排练,准备搞年会,结果整个大楼里到处都能听到欢乐的歌声,看到轻盈的舞步。终于老板受不了了,一声 令下:所有的年会准备到此为止!搞过的暗自庆幸,还没搞的一肚子不高兴。

  大家都清楚,离开了会议好多问题没法解决。不让开会不行,可又很难分辨“工作与玩乐”、“正当的会议与被滥用了的会议”之间的关系,所以只能简单地切 一刀。一刀下来,似乎切掉了一些问题,可另外一些问题又冒了出来。问题解决了吗?好像是“抽刀断水水更流”。在日益网络化的社会里,所有事情都以不同方式 关联在一起,如果还想通过冷兵器时代“刀枪棍棒式”的方法解决问题,根本无法获得满意的效果。

  我们说西方国家比我们先进,那么先进在哪里?是科学与技术,还是优质的产品与服务?我们国家有些科学、技术以及产品、服务等已经超越了发达国家,可为 什么我们觉得还总是不对劲儿,总是觉得还缺些什么?其实,我们肉眼看到的西方先进的东西,大多只是他们“先进”的表象,而“先进”的根源就俩字——管理。

  我们的会议、会议产业与发达国家比最大的差距就表现在管理上。就笔者所见,除了在华的外资企业及国内少数知名企业、知名机构之外,我国大部分企业基本 上没有什么“会议管理”,甚至说就是一笔糊涂账。有多少企业能够把这些问题说清楚:企业内部的会议开得是否有效率、有价值?企业一年开了多少场会?花费分 别是多少?企业每年的会议开支占营收总额的百分比是多少?与国内外同行相比,企业的年度会议开支水平有没有竞争力?有没有追踪过开会的权利是否被滥用过? 有没有一个跨年度的战略会议管理计划?会议的申报与审批机制是什么?一个会议该不该开以及应该有多大规模、谁应该参加、开多长时间、花多少钱、在哪个城市 开、在什么场所开、酒店的选择范围有多大、需不需要第三方机构参与等问题,谁说了算?通过回答这些问题,我们就会明白自己企业的会议到底有没有“管理”。 企业会议是这样,政府会议、社团会议也一样。

  没有“管理”的不只是“会议”,还有“会议产业”。会议与其他很多产品与服务不同,它不仅能为举办地(包括国家、城市、区域等),带来可观的经济效 益,推动旅游业健康发展,还能够为举办地扩大影响力、增加投资、推动产业发展、提升科研与教学水平等,做出其他方式无法替代的贡献。因此,越来越多的城市 将会议列为新兴产业来发展,这无疑是一件好事。可如果缺乏有效的“管理”,好事也会变得不那么好,或者干脆变成坏事。会议酒店、会议中心的无序建设,会议 公司、旅行社的恶意竞争,政府相关部门“会议产业协调者与推动者”角色的不恰当扮演等,都是缺乏有效“管理”的典型表现。

  其实,做好管理,或者做一些积极有益的管理工作,并不是一件很难的事情。就目前我国的情况来看,我们没有必要发明太多所谓的新的管理理念,因为发达国 家有很多现成的东西,拿过来改改就可以用了。但我们一定得明白,如果想进步,提升管理水平这一关终究是绕不过去的,缺乏科学管理作支撑,即便有一大堆所谓 超一流的东西,也只不过是些无序的堆砌而已,禁不起风浪的吹打和时间的考验。


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